Comunicarse efectivamente consiste en seguir un proceso formal manejando retroalimentación de los públicos meta.

Una comunicación efectiva comienza manejando los problemas del proceso correctamente.

Disponer de información objetiva como antecedente sobre lo que se debe comunicar abre camino para identificar qué y cómo se conseguirá resolver el objetivo específico. Para ello se debe también ser muy preciso en definir o identificar cuáles son los grupos de interés que se relacionan con la empresa, negocio o institución, para tomarlas como fuentes de retroalimentación.

Una vez que se tiene identificada la necesidad o problema, el siguiente paso del proceso consiste en definir un plan concreto para obtener los resultados en un periodo vinculado a los desafíos que se deben enfrentar.

Para desarrollar el plan existen pasos específicos que definen un análisis profundo, metas cuantificables a alcanzar, públicos meta, mensajes clave, estrategias y tácticas para lograr los objetivos o meta.

El plan debe especificar las múltiples herramientas de comunicación que se emplearán, así como los mensajes y submensajes que se definirán para las audiencias en un momento determinado con un costo referenciado, así como el responsable de la ejecución.

También habrá que definir de qué manera se conseguirán las metas con un presupuesto específico y viable, en sintonía con una proporción de la rentabilidad que de el negocio.

Según estudios la proporción de la inversión en mercadotecnia o comunicación para una mediana empresa oscila entre un 10 al 25% del ingreso bruto; según el tamaño de la empresa. El monto constituirá la base para lograr los resultados señalados y concluir con la rendición de cuentas o medición de resultados.

El proceso se resume entonces en sí los siguientes pasos: análisis de la situación de fondo y la definición de objetivos precisos (específicos, medibles, alcanzables y realistas). Posteriormente la definición de los mensajes clave, las estrategias y tácticas necesarias para alcanzar los objetivos, seguidos de la rendición de cuentas parar completar las tácticas y posteriormente definir el presupuesto para concluir o cerrar el círculo con la medición de resultados.

Como conclusión, una comunicación efectiva consiste en seguir un proceso formal que esté conectado con la estrategia del negocio y conectando mensajes con sus diversas audiencias.